UN.E ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE ET CHARGÉ·E D’ACCUEIL POUR FORMATIONS D’EDUCATION PERMANENTE ET ACTIVITÉS DE COHÉSION SOCIALE.
Agréé en axe 2 et 3.2 du Décret relevant de l’Éducation permanente. Nous organisons des formations continues. Nous diffusons chaque années plusieurs publications sur des sujets qui nous préoccupent, nous questionnent. Nous soutenons également l’action des acteurs associatifs oeuvrant en faveur de la cohésion sociale à Saint-Gilles par la programmation d’événements (séminaires, rencontres, conférences, projections de films... ).
Le poste
Contrat CDI
Temps plein (38h/semaine) - prestations du lundi au vendredi
Salaire et conditions en application des ANM EP (Communauté Française) échelon 4.1
Engagement souhaité au plus tôt
Fonction
L’assistant·e administrati·ve gère principalement le volet administratif des projets de l’association tels que définis par le Conseil d’Administration en Education Permanente et Cohésion Sociale, en étroite collaboration avec le responsable et l’ensemble de l’équipe du pôle EP-CS de l’association.
Il·elle peut être amené·e à ponctuellement collaborer de manière plus large aux initiatives de formation/sensibilisation organisées en Education Permanente et en Cohésion Sociale par l’association.
Principales tâches
Gère le suivi administratif de l’ensemble des projets identifiés ci-dessus : offres de collaborations/partenariats, budgets prévisionnels par formation, information et suivi des réservations de salles (en collaboration avec l’assistant logistique), gestion des inscriptions, listes de présences, attestations de participation, données de facturation…
Gère et garantit la cohérence du système administratif : suivi des dossiers, classement, archivage…
Rassemble, traite et met en forme les différentes données relatives aux actions (planification, organisation, suivi, tableaux de pilotage, rapports d’activités, ...)
Gère la boîte mail du pôle (transferts, réponses, …)
Accueille et renseigne les participants aux activités
Gère et assure le suivi des besoins et des commandes de matériels de bureau pour le pôle en collaboration avec le pôle Gestion de l’association
Compile les informations administratives relatives aux prestations de l’équipe (planning, télétravail, absences)
Contribue à la programmation des activités de formation/sensibilisation en étroite collaboration avec le responsable du pôle, et peut ponctuellement être amené·e à participer à des actions de formations/sensibilisation
Peut être amené·e à soutenir la logistique des activités en articulation avec le poste d’assistant logistique et les membres de l’équipe : gestion de l’agenda des activités, entretien et préparation des salles, du matériel, du catering, gestion de l’intendance relative aux prestataires externes.
Profil recherché
Statut ACS obligatoire
Diplôme : bachelor ou gradué dans le domaine administratif et/ou social.
Expérience « significative » ou « de plus de 5 ans » en gestion administrative dans le secteur social et/ou public.
Capacité d’entretenir des relations de travail positives et professionnelles avec les collaborateurs, les partenaires, le public et les citoyens de toutes cultures et origines.
Capacités de prise d’initiatives, d’organisation, de rigueur, d’autonomie et sens du service.
Très bonne maîtrise des logiciels Word et Excel.
Très bonne maîtrise du français écrit et oral.
Comment postuler
UNIQUEMENT SI VOUS ETES DANS LES CONDITIONS ACS en envoyant votre CV et lettre de motivation par e-mail pour le 26/01/2024 au plus tard, à l’attention de Khalid Chatar, Directeur ff du Pôle Education Permanente et Cohésion Sociale,
Adresse e-mail : ep[@]cfsasbl.be
